MANAJEMEN ARSIP & TATA KELOLA DOKUMEN
Menyelenggarakan tata kelola kearsipan naskah dinas, klasifikasi dan retensi arsip, perlindungan dokumen akuntabilitas publik, serta digitalisasi arsip kepegawaian dan aset.
Tata Kelola Manajemen Profesional & Akuntabel
Unit Manajemen Arsip Puskesmas Kecamatan Tanah Abang mengelola siklus hidup naskah dinas dan arsip institusi, mulai dari penciptaan surat masuk/keluar, pemberkasan, penyimpanan, hingga pemusnahan berkas yang telah melewati Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai regulasi ANRI dan Dinas Perpustakaan & Kearsipan DKI Jakarta.
Pengelolaan arsip yang tertib memastikan dokumen penting seperti berkas kepegawaian, surat perjanjian kerja sama, sertifikat kalibrasi alat medis, dokumen akreditasi, dan arsip pertanggungjawaban keuangan tersimpan rapi, aman dari kerusakan fisik, serta dapat ditemukan kembali dalam hitungan detik saat dibutuhkan.
Kedudukan & Fungsi Manajemen
Sekretariat: Gedung Puskesmas Kecamatan Tanah Abang.
Tata Kelola & Koordinasi
Ruang Lingkup & Program Kerja Manajemen
Bidang koordinasi, fungsi pengawasan, dan tata kelola organisasi PuskesmasPengelolaan Surat Masuk & Keluar Elektronik
Registrasi nomor surat dinas otomatis, disposisi digital pimpinan, dan pengiriman surat kilat.
Penyimpanan Berkas Terstandar Depo Arsip
Lemari arsip rol-o-pact tahan rayap, boks arsip berlabel barcode, dan ruang ber-AC terkontrol.
Pemberkasan Kode Klasifikasi Naskah Dinas
Penerapan sistem kodefikasi arsip resmi tata pemerintahan DKI Jakarta untuk kemudahan pencarian.
Penyusutan & Pemusnahan Arsip Retensi
Penilaian berkas inaktif bersama Tim Kearsipan daerah untuk pemusnahan dokumen yang kadaluarsa.
Digitalisasi & Alih Media Dokumen
Scanning dokumen fisik menjadi format PDF terindeks sebagai cadangan keamanan data digital.
Perlindungan Kerahasiaan Dokumen Vital
Sistem keamanan kunci ganda dan akses terbatas khusus dokumen rahasia kelembagaan.
Persyaratan Dokumen & Administrasi
Kelengkapan berkas koordinasi dan dokumen kerja:
- Surat Permohonan Pencarian / Peminjaman Arsip Resmi
- Identitas Pemohon dan Unit Kerja Asal
- Nomor dan Tanggal Surat Naskah Dinas yang Dicari
- Perihal Dokumen dan Keperluan Peminjaman
- Tanda Tangan Berita Acara Peminjaman / Pengembalian Arsip
Alur Pelayanan Prosedural
Penerimaan Surat Masuk / Naskah Dinas
Petugas mencatat surat masuk ke dalam buku agenda elektronik dan memberi lembar disposisi.
Disposisi Pimpinan & Distribusi Unit
Kepala Puskesmas memberikan instruksi disposisi dan surat diteruskan ke unit tujuan.
Penyimpanan & Pengelompokan Arsip Aktif
Setelah ditindaklanjuti, naskah dinas disimpan ke dalam folder sesuai kode klasifikasi.
Pemindahan Arsip Inaktif ke Depo
Berkas yang frekuensi penggunaannya menurun dipindahkan ke boks arsip inaktif depo.
Monitoring Retensi & Alih Media
Pengecekan berkala masa retensi arsip dan digitalisasi dokumen bernilai guna permanen.
Standar Mutu, Tata Kelola & Akreditasi
Komitmen perbaikan berkelanjutan (Continuous Quality Improvement)Penyelenggaraan Berpedoman Standar Akreditasi Puskesmas Paripurna
Seluruh aktivitas kerja pada MANAJEMEN ARSIP & TATA KELOLA DOKUMEN mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) baku, indikator mutu nasional (INM), dan tata kelola berbasis kepuasan masyarakat. Evaluasi internal dilakukan secara teratur untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.
Butuh Informasi & Layanan Lebih Lanjut?
Hubungi layanan informasi Puskesmas Kecamatan Tanah Abang atau datang langsung ke Jl. Danau Toba No.1 Blk A, RT.20/RW.4, Bend. Hilir, Kecamatan Tanah Abang, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10210. Kami siap melayani dengan integritas dan sepenuh hati.